Специалисты МГУУ Правительства Москвы провели кадровый аудит Министерства экономики Республики Бурятия
В декабре 2020 года завершился проект Университета Правительства Москвы по кадровому аудиту Министерства экономики Республики Бурятия. Целый месяц команда экспертов из МГУУ Правительства Москвы оценивала работу органа власти с помощью таких методов исследования, как фотография рабочего дня и функциональный анализ. Вместе с аудиторами из Москвы в министерстве работали и студенты из вузов республики.
Фотография рабочего дня и функциональный анализ — это инструменты, нужные для повышения эффективности работы организации. Чтобы сделать срез рабочего процесса, за сотрудниками закрепляются наблюдатели, которые фиксируют их действия и решения на работе. Для функционального анализа работники заполняют специально разработанные анкеты. В это же время специалисты проекта изучают нормативные документы организации, проводят интервью с работниками и выявляют, кто и как выполняет рабочие задачи. Затем они анализируют полученные данные, выявляют сильные и слабые стороны организации рабочих процессов и предлагают рекомендации для их улучшения.
Все это позволяет увеличить эффективность работы организации, сделать структуру рабочих процессов простой и понятной и сформировать у работников четкое понимание своих задач.
«Функциональный анализ деятельности чиновника, проведенный экспертами, звучит как что-то абсолютно невероятное! Но это, как показал проект в Бурятии, абсолютно верный и применимый подход. Становятся очевидными дублирования, излишние виды обработок, перепроверок и прочие действия, не дающие к результату ровным счетом ничего», — рассказывает Ольга Клинг, эксперт в области оптимизации процессов и организационного проектирования МГУУ.
Работа в Министерстве экономики Республики Бурятия проходила в два этапа. Сначала специалисты из МГУУ Правительства Москвы работали с заказчиком онлайн, а последние две недели проекта провели уже в столице республики — Улан-Удэ. Организаторы проекта провели 50 индивидуальных интервью с сотрудниками, чтобы лучше разобраться в рабочих процессах учреждения. Всего исследование охватило 19 структурных подразделений.
К участию в проекте специалисты Центра кадрового аудита МГУУ привлекли студентов вузов Бурятии. Для ребят это был шанс приобрести опыт работы в Министерстве экономики, получить навыки по работе с документами и деловой коммуникации.
Студенты наблюдали за процессами работы сотрудников Министерства и фиксировали их действия. Это было важно для того, чтобы понять, какие функции выполняет сотрудник, сколько времени уходит на подготовку документа, а сколько — на его согласование. Какую часть рабочего времени занимают шаблонные задачи, а какую — непрофильные. Какие есть потери времени и с чем они связаны.
«На участие в проекте меня сподвигло то, что в его рамках проводилась фотография рабочего дня. С первого курса меня интересовал данный метод изучения рабочего времени, как происходит этот процесс. Привлекло меня и то, что я увижу работу министерства», — объясняет свое решение работать в проекте Ангелина Сугарова, студентка Бурятского государственного университета.
«Было приятно видеть неподдельный интерес к проекту со стороны студентов, их горящие глаза. Все были очень контактные, быстро налаживали общение, сами уже с первых дней подмечали детали рабочих процессов, которые затем отразились в дорожной карте. Ребята однозначно хорошо постарались», — отмечает руководитель проекта Светлана Корочкина.
Благодаря совместной работе более 15 студентов государственных университетов Республики Бурятия и аудиторов Университета Правительства Москвы был разработан ряд рекомендаций для министерства. Эксперты Центра кадрового аудита создали дорожную карту повышения эффективности органа власти. Среди предложений — внедрение правил делового электронного общения, постановка вопроса о закупке новых рабочих столов и мониторов для сотрудников, создание системы наставничества и базы знаний.
Специалисты проекта также разработали вариант эффективного переустройства управления министерством. Сотрудникам предложили подготовить шаблоны для решения наиболее распространенных задач, а также работать по системе 5S. Эта система предполагает четкость в выполнении рабочих инструкций и упорядочивание всех вещей на рабочем месте, чтобы не тратить время на их поиск.
Руководитель проекта Светлана Корочкина рассказала о результатах работы своей команды: «Это была не та история, в которой отчитываются для галочки. У всех было большое переживание за качество работы, в первую очередь у министра Екатерины Кочетовой. Мы часто встречались с ней и ее заместителями, проговаривали, что они хотят видеть. В итоге мы дошли до одинакового понимания задач проекта. Защита дорожной карты длилась три часа. Министр изучала каждый предложенный нами шаг и сразу думала, как лучше его применить. Этот отчет точно не пошел в стол, он показывал прямой путь к развитию».
Министр экономики Республики Бурятия Екатерина Кочетова дала высокую оценку Центру кадрового аудита МГУУ: «Хочу отметить, что кадровый аудит — это сложная для сотрудников с психологической точки зрения процедура и вместе с тем, значимая с точки зрения управления персоналом и повышения эффективности деятельности каждого сотрудника и министерства в целом. В этой связи нужно отметить высокий профессионализм экспертов, умение выстроить бесконфликтную и организованную работу. Благодарю Университет Правительства Москвы в лице ректора Василия Юрьевича Фивейского за сотрудничество и рекомендую как профессиональных экспертов в области совершенствования кадровых процессов».