Как руководителю организовать день и выжить в потоке созвонов

Эффективный тайм-менеджмент для руководителя – это не просто умение грамотно распределять время, а стратегия, позволяющая максимизировать производительность как собственную, так и командную. Особенно актуально это в современном бизнесе, где большую часть рабочего времени занимают созвоны. Екатерина Паршина — соосновательница, учредитель и генеральный директор компании "МКЦД" (ТМ "Симбионты Кутушова"), поделилась своим мнением по данному вопросу. 

“Задача руководителя – создать такую систему организации рабочего дня, которая позволит ему оставаться в курсе дел, принимать эффективные решения и вдохновлять команду, не поддаваясь давлению бесконечных созвонов”, – отмечает Екатерина.

Ключевой момент – создание структурированного расписания, которое учитывает как необходимость быть доступным для команды, так и задачи, требующие сосредоточения и тщательного анализа. 

“Часы глубокой работы" – это время, которое вы выделяете для сосредоточенной работы над важными задачами, не отвлекаясь на посторонние дела. Это могут быть анализ финансовых отчетов, разработка новой стратегии для компании, проведение глубокого анализа рынка. В это время необходимо отключить все отвлекающие факторы: отключить телефон, уведомления и по возможности ограничить доступ к почте. Например, выделите два часа с 9 до 11 утра каждый день для "глубокой работы", уведомляя команду, что в это время вы недоступны для звонков. 

Далее идут "часы доступности". Это время, когда руководитель готов общаться с членами команды, отвечать на вопросы, решать проблемы и проводить оперативные созвоны. Например, вы можете выделить час с 12 до 13 для решения ситуаций и проведения кратких созвонов. 

Также стоит придерживаться правил для планирования видеоконференций. Перед созвоном задайте себе вопросы: 

1. действительно ли он необходим;

2. можно ли решить вопрос по почте или в чате;

3. какова его цель;

4.  что вы хотите от него получить. 

Четкая повестка дня и ясное определение цели звонка помогут вам сделать его более эффективным. Например, вместо того, чтобы проводить часовой созвон по проекту, разослав необходимую информацию за день до него, можно провести 15-минутное обсуждение конкретных вопросов.

Конечно, от необходимости участвовать в созвонах никто не избавлен. Однако, грамотная организация и соблюдение установленных правил поможет руководителю не теряться в потоке горящих дедлайнов и оставаться эффективным в свои рабочие часы.

Справка

Екатерина Паршина – соосновательница, учредитель  и генеральный директор компании “МКЦД” (ТМ “Симбионты Кутушова”). 

“Симбионты Кутушова” – сухие кисломолочные продукты питания для здоровья всей семьи.